Commitcare heeft de afgelopen jaren geholpen bij het schrijven, indienen en uitvoeren van tientallen veranderstrategieën en transformatieplannen met als doel passende zorg: zorg die betaalbaar en toegankelijk is, nu en in de toekomst. Maar wat is het resultaat van deze transformatieplannen? Leiden ze daadwerkelijk tot succesvolle transformaties? Wat zijn de succesfactoren? In dit artikel delen we onze belangrijkste inzichten om te komen tot succesvolle veranderingen, gebaseerd op praktijkervaring in meer dan twintig ziekenhuizen en zorgnetwerken.
Succesfactoren
We zien dat vooral de organisaties met een sterke veranderambitie erin slagen hun plannen goedgekeurd én uitgevoerd te krijgen. De plannen die goedgekeurd worden, combineren drie dingen: een duidelijke inhoudelijke visie op betere zorg en daarmee een gevoel van urgentie om te veranderen, het vermogen om de beoogde verandering duidelijk te formuleren en het vermogen om draagvlak voor de plannen te creëren, zowel intern als extern.
Een realistische visie
Een goede transformatie begint met een duidelijke ambitie, een intrinsieke motivatie. “We willen de nummer 1 zijn in digitale zorg,” dat klinkt prachtig, maar wat betekent dat? En hoe realistisch is dat in jouw regio? Het is belangrijk om een goed beeld te hebben van de huidige situatie. Heb je nog maar weinig bereikt op het gebied van digitale zorg? Dan is de ambitie om ‘nummer 1 worden’ veel te groot en de kans op succes klein. Het is aan verander- en transformatiemanagers om het spanningsveld op te zoeken, gesteund door bestuurders en in goede verbinding met de organisatie. Combineer de ambities met het lef en de wil op de werkvloer. Zij moeten erin geloven en er samen voor willen gaan.
Concrete transformatie door heldere formulering van de doelen
“In 2025 wordt geïnventariseerd welke zorgpaden in aanmerking komen voor telemonitoring.” Dat klinkt op zich niet verkeerd. Maar: wie gaat dat doen? Bij welke zorgpaden? Wanneer is het succesvol? In een goed plan is dat duidelijk geformuleerd. Het dwingt je tot het maken van scherpe keuzes. Waar in de organisatie is de nood het hoogst? Hoeveel vacatures ontstaan er in jouw organisatie door pensionering in de komende vijf jaar? Wat betekent dat voor jouw afdeling dit jaar? Met welke interventies start je wanneer?
De alternatieve formulering zou kunnen zijn: “om de zorg voor iedereen toegankelijk te houden willen we in 2030 het aantal fysieke policonsulten en de gemiddelde ligduur gehalveerd hebben. Dit kan alleen met behulp van hybride zorgpaden en inzet van telemonitoring. In 2025 gaan we met de eerste tien zorgpaden starten en hierna willen we elk jaar vijf zorgpaden toevoegen. De keuze wélke zorgpaden als eerste in aanmerking komen, maken we de komende twee maanden samen met de VMS en VSB”.
Aan het begin van een verandertraject lijkt het soms onmogelijk om deze vragen al te beantwoorden. We hebben gemerkt dat het schrijven en intern delen van conceptplannen urgentie creëert en activerend werkt. Wanneer in een eerste concept staat geschreven dat in 2025 wordt gestart met de zorgpaden voor Parkinson en Diabetes, volgt al snel de vraag waarom juist deze zorgpaden zijn gekozen. En waarom niet Crohn en COPD? Dit brengt een constructief gesprek op gang in de organisatie op de verschillende afdelingen en in de vakgroepen. Dit vergroot het draagvlak voor de plannen in de organisatie en brengt de veranderbereidheid in de organisatie in kaart, die vertaalt kan worden in de doelstellingen.
Duidelijke kaders en scherpe keuzes
Bestuurders hebben een belangrijke rol in het schetsen van kaders. Concrete vragen als “welke aandoeningen op jullie vakgebied zijn geschikt om telemonitoring voor in te voeren en wat heb je nodig om dit binnen twee jaar te realiseren?” dragen meer bij aan een efficiënte en succesvolle transformatie dan algemene vragen als “wat zijn de risico’s en kansen van telemonitoring voor ons ziekenhuis?” Durven kiezen is ook een belangrijk criterium voor succes. Ga voor de afdelingen waar de urgentie, maar ook de energie om hiermee aan de slag te gaan het grootst is. Zo vergroot je de kans op succes. Na een succesvolle implementatie, kun je uitbreiden en opschalen.
Creëer draagvlak: van plan naar beweging
Echte verandering lukt alleen als alle betrokken partijen vertrouwen hebben in het succes en de meerwaarde van de plannen. Om draagvlak te creëren is het essentieel dat je iedereen betrekt in het proces. Dus presenteer je conceptplan aan alle zorgmanagers, vakgroepen en andere betrokken zorgprofessionals en nodig je zorgverzekeraar(s) uit in het ziekenhuis. Vergeet hierin ook niet de regionale partners. Neem ze mee naar de afdelingen waar je de veranderingen wil doorvoeren en laat de betrokkenen zelf vertellen over de plannen. Zo laat je de urgentie zien in de organisatie én creëer je draagvlak.
Een goed uitgewerkt transformatieplan is een belangrijke factor voor succes, maar de echte verandering ontstaat door verbinding, leiderschap en lef bij de mensen die ermee aan de slag gaan: bestuurders, managers, zorgprofessionals en zorgverzekeraars. Alleen als alle betrokkenen geloven in de ambitie, vertrouwen hebben in het proces en de urgentie voelen, komt het plan tot leven. Daar zit wat ons betreft de crux om te komen tot succesvolle transformaties die bijdragen aan toekomstbestendige zorg.
De belangrijkste lessen
- Begin met de juiste ambitie.
- Wees ambitieus én realistisch – zoek het spanningsveld op.
- Focus op urgentie en energie.
- Maak doelen behapbaar, concreet en persoonlijk.
- Creëer draagvlak voor het verhaal: intern én extern.
- Investeer in vertrouwen.
- Gebruik voorlopige plannen om het gesprek op gang te brengen.
Meer weten over onze aanpak binnen regionale samenwerkingen? Lees dan dit artikel over het traject dat wij in de regio Utrecht hebben begeleid rond de zorg voor Parkinsonpatiënten.
